WP Mail SMTP là gì? Hướng cài đặt, cấu hình SMTP từ A-Z

Chắc hẳn nếu đã là người sử dụng website WordPress lâu năm thì bạn sẽ ít nhất một lần được biết đến cái tên “WP Mail SMTP” nổi tiếng. Đây là một plugin được sử dụng cho hơn 4 triệu website trên toàn thế giới với điểm đánh giá cao chót vót.

Vậy WP Mail SMTP là gì và tại sao được nhiều website tin dùng như vậy? Mời bạn đọc cùng đội ngũ Digital Marketing Việt Nam tìm hiểu ngay trong bài viết này nhé.

WP Mail SMTP là gì?

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) là một giao thức tiêu chuẩn dùng để gửi email qua mạng Internet. Giao thức này chỉ tập trung vào việc gửi mail, trong khi việc nhận mail và truy xuất dữ liệu sẽ được xử lý bởi các giao thức khác như IMAP hoặc POP3. Sử dụng SMTP Server, người dùng có thể gửi email với số lượng lớn, tốc độ cao và không bị giới hạn như các dịch vụ email miễn phí đi kèm với hosting hoặc Gmail.

WP Mail SMTP (WordPress Mail Simple Mail Transfer Protocol) là một plugin WordPress phổ biến, giúp cấu hình và sử dụng SMTP để gửi email từ hệ thống WordPress. Đây là giải pháp tối ưu để khắc phục các vấn đề liên quan đến việc gửi email qua PHP mail() hoặc server hosting, vốn thường bị lỗi gửi email.

Tính năng chính của WP Mail SMTP

1. Gửi email qua SMTP Server: Sử dụng các SMTP server đáng tin cậy như Gmail, Mailgun, SendGrid, hoặc các dịch vụ email khác để gửi email.
2. Khả năng tích hợp cao: Hỗ trợ tích hợp với nhiều dịch vụ email lớn, đảm bảo khả năng gửi email nhanh chóng và an toàn.
3. Khắc phục lỗi gửi email: Loại bỏ các lỗi thường gặp khi gửi email thông qua server PHP mặc định của WordPress.
4. Cải thiện khả năng giao email (Deliverability): Giảm nguy cơ email bị chuyển vào thư mục spam bằng cách sử dụng server SMTP đáng tin cậy.
5. Cấu hình đơn giản: Giao diện dễ sử dụng, chỉ cần nhập thông tin SMTP (máy chủ, cổng, email, mật khẩu) để hoạt động.

Lợi ích của WP Mail SMTP

1. Tăng khả năng giao email thành công: Đảm bảo email được gửi tới hộp thư chính của người nhận thay vì bị đánh dấu là spam.
2. Quản lý email dễ dàng: Tích hợp hệ thống log để theo dõi email đã gửi từ WordPress, giúp quản lý tốt hơn.
3. Hỗ trợ các nền tảng email lớn: Làm việc mượt mà với Gmail, Yahoo, Outlook, Mailgun, SendGrid và các SMTP server khác.
4. An toàn hơn: Thông tin gửi mail được mã hóa và bảo mật thông qua các giao thức như SSL/TLS.

Khi nào nên sử dụng WP Mail SMTP?

• Khi gặp lỗi không gửi được email từ website WordPress.
• Khi muốn cải thiện khả năng giao email và giảm tỷ lệ email bị đánh dấu là spam.
• Khi cần gửi email với số lượng lớn mà hosting thông thường không hỗ trợ.

Cài đặt và cấu hình WP Mail SMTP

WP Mail SMTP là plugin giúp cải thiện khả năng gửi email từ WordPress bằng cách sử dụng SMTP server thay vì PHP mail() mặc định. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước:

Bước 1: Cài đặt và kích hoạt WP Mail SMTP plugin

Truy cập trang quản trị WordPress: Đăng nhập vào Dashboard Admin của trang WordPress.

Cài đặt Plugin:

Trong menu bên trái, chọn Plugins > Add New.

Gõ WP Mail SMTP by WPForms vào thanh tìm kiếm.

Nhấn Install Now (Cài đặt). Kích hoạt Plugin: Sau khi cài đặt, nhấn Activate để kích hoạt plugin.

Bước 2: Cấu hình tên người gửi và địa chỉ email

Truy cập Settings của Plugin: vào Plugins trong menu bên trái và nhấn Settings dưới tên plugin WP Mail SMTP.

• Cấu hình From Email:
  • Nhập địa chỉ email sẽ được sử dụng để gửi thư (ví dụ: [email protected]).
  • Check vào Force From Email để áp dụng địa chỉ này cho tất cả email gửi từ WordPress.

• Cấu hình From Name:
  • Nhập tên hiển thị trong email gửi đi (ví dụ: Your Website).
  • Check vào Force From Name để áp dụng tên này cho tất cả email.

Bước 3: Cấu hình dịch vụ SMTP

Bạn có thể cấu hình SMTP theo hai cách:

1. Sử dụng cài đặt PHP (Mặc định)

• Nếu server hosting của bạn đã được cấu hình SMTP, chọn PHP làm Mailer.

2. Sử dụng SMTP từ nhà cung cấp dịch vụ (khuyến nghị)

Chọn Other SMTP hoặc dịch vụ email phổ biến như MailGun, SendGrid, hoặc Gmail. Đây là cách mà WP Mail SMTP khuyến khị người dùng để đảm bảo việc gửi mail đi một cách đơn giản và trơn tru nhất.

Trong bài viết này đội ngũ bên mình sẽ lây MailGun làm hướng dẫn, bạn đọc vui lòng theo dõi các bước bên dưới.

Cấu hình SMTP với MailGun (ví dụ)

• Truy cập Control Panel của MailGun và copy API Key.
• Dán API Key vào Private API Key trong WP Mail SMTP.
• Nhập Domain Name tương ứng trong trường cấu hình.

• Check vào Set the return-path to match the From Email để nhận thông báo nếu có email bị trả lại.

• Nhấn Save để lưu cấu hình.

Lưu ý: về cơ bản nếu bạn muốn sử dụng SMTP của các nhà cung cấp khác như Brevo, Sengrid hay Google thì các bước cũng sẽ tương tự, các nhà cung cấp này đều có hướng dẫn chi tiết để giúp bạn kết nối với WP Mail SMTP một cách dễ dàng

Bước 4: Xác thực cài đặt SMTP

Để có thể gửi email thành công thì cách tốt nhất và bạn cần kiểm tra bằng cách gửi thử email đi trước xem đã vào hòm thư mà bạn cài đặt chưa.

1. Gửi email kiểm tra:

• Truy cập Email Test ở đầu giao diện plugin.
• Nhập địa chỉ email hợp lệ vào trường Send To.
• Nhấn Send Email.

2. Kiểm tra kết quả:

• Nếu cài đặt đúng, bạn sẽ thấy thông báo Email Sent Successfully.
• Kiểm tra hộp thư của địa chỉ email nhận để đảm bảo nhận được email test.

Bước 5: Thêm record SPF vào Domain Registrar

Để đảm bảo email gửi qua SMTP không bị đánh dấu là spam:

1. Đăng nhập vào Domain Registrar: Truy cập trang quản lý domain của bạn.
2. Thêm TXT Record: Vào Domain Management và thêm bản ghi mới với các giá trị:
   • Type: TXT
   • Host: Địa chỉ IP public của server.
   • Text Value: Record SPF được khuyến nghị bởi nhà cung cấp SMTP.
   • TTL: Chọn giá trị nhỏ nhất (thường là 1 giờ).
3. Lưu thay đổi: Nhấn Save để áp dụng bản ghi mới.

Các giá trị cần lưu ý khi cấu hình WP Mail SMTP

Khi cấu hình WP Mail SMTP, bạn cần chú ý nhập chính xác các thông số để đảm bảo việc gửi email hoạt động hiệu quả và không gặp lỗi.

1. From Email

• Mô tả: Địa chỉ email sẽ sử dụng để gửi email SMTP.
• Yêu cầu:
  • Nhập chính xác địa chỉ email (ví dụ: [email protected], [email protected]).
  • Tránh sử dụng email ảo hoặc tài khoản không tồn tại.

2. Force From Email

• Mô tả: Đảm bảo toàn bộ email gửi từ WordPress sử dụng địa chỉ email đã cấu hình trong mục From Email.
• Cách dùng: Đánh dấu tùy chọn này để tránh việc bị ghi đè bởi plugin khác, giảm lỗi khi gửi email.

3. From Name

• Mô tả: Tên hiển thị khi gửi email (ví dụ: Your Company Name).
• Cách dùng: Đặt tên phù hợp với mục đích sử dụng (ví dụ: Support Team, No Reply).

4. Force From Name

• Mô tả: Đảm bảo toàn bộ email gửi từ WordPress hiển thị tên đã cấu hình trong mục From Name.
• Cách dùng: Đánh dấu tùy chọn này để ngăn các plugin khác ghi đè tên hiển thị.

5. Return Path

• Mô tả: Địa chỉ email nhận thông báo nếu có lỗi khi gửi email.
• Cách dùng: Đánh dấu chọn để hệ thống gửi thông báo về lỗi tới địa chỉ email trong mục From Email.

6. Mailer

• Mô tả: Chọn phương thức gửi email.
• Cách dùng: Chọn Other SMTP nếu sử dụng máy chủ SMTP bên ngoài.

7. SMTP Host

Mô tả: Địa chỉ máy chủ SMTP của dịch vụ email bạn sử dụng.

Một số SMTP Host thông dụng:

• Gmail: smtp.gmail.com.
• Yahoo: smtp.mail.yahoo.com.
• Hotmail: smtp.live.com.
• Dịch vụ email hosting khác: Nhập trực tiếp IP hoặc hostname của mail server.

8. Encryption

Mô tả: Phương thức mã hóa khi gửi email.

Cách dùng:

• Chọn SSL/TLS nếu dịch vụ email hỗ trợ (Gmail, Yahoo, Hotmail đều mặc định hỗ trợ).
• Tùy chọn này giúp tăng tính bảo mật khi gửi email.

9. SMTP Port

• Mô tả: Cổng giao tiếp cho máy chủ SMTP.
• Cách dùng:
  • NONE: 25 (ít sử dụng do không mã hóa).
  • SSL: 465.
  • TLS: 587.

10. Authentication

• Mô tả: Xác thực thông tin trước khi gửi email.
• Cách dùng: Chọn On để bật xác thực.

11. SMTP Username

• Mô tả: Địa chỉ email đăng nhập vào máy chủ SMTP (cũng chính là tài khoản email của bạn).
• Cách dùng: Nhập email đăng nhập đầy đủ (ví dụ: [email protected]).

12. SMTP Password

• Mô tả: Mật khẩu của tài khoản email sử dụng cho SMTP.
• Cách dùng:
  • Nhập mật khẩu chính xác.
  • Nếu sử dụng Gmail, bạn có thể cần tạo App Password để thay thế mật khẩu chính.

Kiểm tra sau khi hoàn tất cấu hình WP Mail SMTP

Sau khi hoàn tất cài đặt và cấu hình, bạn cần kiểm tra khả năng gửi email của plugin để đảm bảo mọi thiết lập hoạt động đúng cách. Thực hiện theo các bước sau:

1. Truy cập tab Email Test

1. Trong Dashboard của WordPress, điều hướng đến: WP Mail SMTP > Email Test.
2. Giao diện kiểm tra email sẽ hiển thị.

2. Nhập địa chỉ email nhận thử nghiệm

1. Tại mục Send To, nhập địa chỉ email mà bạn muốn kiểm tra (ví dụ: [email protected]). Đây nên là một địa chỉ email hợp lệ mà bạn có quyền truy cập để kiểm tra.

3. Gửi email kiểm tra

1. Nhấn vào nút Send Email để bắt đầu kiểm tra.
2. Plugin sẽ thực hiện gửi một email test đến địa chỉ bạn đã nhập.

4. Kiểm tra kết quả

Nếu thành công:

• Bạn sẽ thấy thông báo Email sent successfully trên màn hình.
• Kiểm tra hộp thư đến của địa chỉ email đã nhập để xác nhận đã nhận được email test.

Nếu không thành công:

• Bạn sẽ nhận được thông báo lỗi.
• Thông báo lỗi thường chứa thông tin chi tiết về vấn đề (ví dụ: xác thực thất bại, sai địa chỉ SMTP Host, v.v.).
• Dựa trên thông báo lỗi, kiểm tra lại các thiết lập trong plugin và sửa chữa nếu cần.

5. Kiểm tra thư mục spam

Nếu email không hiển thị trong hộp thư đến, kiểm tra thư mục Spam hoặc Junk của tài khoản email.

Nếu email bị chuyển vào thư mục này:

• Xác nhận email là hợp lệ để ngăn chặn tình trạng tương tự trong tương lai.
• Cân nhắc cấu hình thêm SPF, DKIM, hoặc DMARC để cải thiện độ tin cậy của email.

6. Kiểm tra trong Email Log (nếu sử dụng)

Nếu bạn đã bật tính năng Email Log trong plugin:

• Truy cập WP Mail SMTP > Email Log để xem nhật ký chi tiết về email gửi đi.
• Kiểm tra trạng thái email để xác nhận.

Lời kết

Như vậy, bài viết trên đã giải thích chi tiết WP Mail SMTP là gì, cùng với hướng dẫn cài đặt và cấu hình plugin một cách dễ dàng nhất. Với việc áp dụng WP Mail SMTP, bạn có thể đảm bảo email từ WordPress được gửi đi một cách hiệu quả, ổn định và hạn chế các vấn đề về gửi email không thành công.

Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc, góp ý hoặc muốn chia sẻ kinh nghiệm, đừng ngần ngại để lại bình luận phía dưới. Chúng tôi luôn sẵn lòng lắng nghe và hỗ trợ bạn.

Chúc bạn thành công trong việc cấu hình WP Mail SMTP và cải thiện hệ thống email của mình!